Hvornår kan det betale sig at bruge Monday?
Når et enkelt rum skal males, eller du skal lave et nyt bed i haven, er det et projekt. Men du behøver næppe et projektstyringsværktøj for at kunne overskue det; processen er ret simpel.
Skal du derimod have nyt køkken, bygge et større redskabsskur eller renovere et rum i huset, bliver det nemt uoverskueligt. Der er simpelthen så mange bolde i luften på én gang, at du risikerer at tabe flere af dem på gulvet.
Inden du får revet det gamle køkken ned, skal du have styr på, hvordan det nye skal sættes op, og det kræver i sig selv en lang række handlinger; tegning, bestilling og levering er blot nogle af dem.
Og har du ikke allerede da en aftale med den elektriker, der skal etablere nye udtag til dine hvidevarer, og VVS’eren, der skal fikse afløbet, så risikerer du nemt, at tidsplanen skrider – og så har du måske ikke noget køkken til den kommende familiefest.
Kom godt i gang med Monday
I de følgende kapitler viser vi dig, hvordan du opretter en konto hos Monday, hvordan du kommer i gang med dit eget projekt i en skabelon og hvordan du navigerer rundt i programmet.
OBS: Gratis version
Vores køkkenprojekt er bygget i gratisversionen af Monday.
Når du opretter en konto, får du alle funktioner og muligheder gratis i 14 dage. Herefter hører en række funktioner op med at virke, hvis du ikke betaler.
I den betalte version kan du bl.a. lave deadlinestyring med alarmer, se dit projekt i en kalender og meget andet.
Men alt, hvad du ser i eksemplet her, kan du altså i skrivende stund klare med gratisversionen.
Opret en konto
Før du kan komme i gang med at bruge Monday, som programmet til projektstyring hedder, skal du oprette en konto.
Herefter følger en længere loginproces, hvor du skal tage stilling til en masse detaljer. Men hvis du blot skal styre et lille projekt, som kun du og måske et par andre deltager i, så skal du ikke bruge tid på det.
Du skal alligevel tage stilling til det igen senere. Bare kom hurtigst muligt igennem ved at vælge mere eller mindre tilfældigt.
Åbn en browser på din computer, gå til hjemmesiden www.monday.com og klik på 'Get started'.
Opret et login. Du skal have en brugerprofil for at kunne starte. Du kan enten oprette en med din e-mail eller bruge din Google konto. Følg herefter anvisningerne.
Udfyld de følgende felter. Det er ikke vigtigt, hvad du svarer, eller hvilke ord du vælger. Og er der mulighed for “skip” eller “do this later”, så vælg bare den mulighed.
Giv dit projekt et navn. Vi skriver “Nyt køkken”. Det kan altid ændres igen. Herefter bliver du bedt om at træffe en række valg om udseende osv. Vælg noget tilfældigt – du skal bare ind i selve programmet.
Skræddersy dit eget projekt
I Monday kan du vælge skabeloner, som du kan arbejde tilpasse til dit byggeprojekt.
Første gang, du kommer ind i selve programmet, vil Monday have oprettet et projekt baseret på dine svar under loginprocessen. Det skal du blot ignorere og i stedet kigge ude i venstremenuen.
Der findes nemlig allerede en lang række skabeloner, som du kan tage udgangspunkt i og derved skyde genvej frem for at bygge det hele op selv.
Hvis du er vant til at bruge “kontor-programmer”, vil du ret hurtigt genkende måden, programmet fungerer på. Og vær aldrig bange for blot at prøve dig frem.
Tryk på + ved siden af “Main workspace” i venstre kolonne. Vælg herefter “Template center” nederst i rullemenuen.
Vælg “Project Management” i venstre kolonne. Senere kan du på samme måde eksperimentere med andre skabeloner (templates).
Vælg skabelonen “Project Management”. Det er en fin skabelon til små byggeprojekter, så den tager vi udgangspunkt i her.
Find rundt i Monday
Der er mange forskellige menuer og muligheder, når du arbejder i Monday. Her viser vi dig de vigtigste, så du kan komme godt i gang.
Tilpas skabelonen til dit projekt
Inden du kan gå i gang, skal du tilpasse skabelonen til dit byggeprojekt, så du får det bedst mulige overblik.
Her har vi tilpasset skabelonen, så den opfylder vores behov.
Vi skal udskifte køkken, og vi har delt projektet op i faserne “Planlægning” og “Udførelse”. Vi har brugt forholdsvis få kolonner for at begrænse kompleksiteten.
Vær opmærksom på, at en række funktioner (typisk mærket med et diamantsymbol) ikke er tilgængelige, når din gratisperiode udløber. Dem, vi benytter her, er i skrivende stund alle gratis.
Ansvarlig og status
Hvem er ansvarlig? Hvis der er flere personer om ombygningen, kan det give mening at skrive navne på. Kolonnen kan ikke slettes.
Status: Giver et nemt overblik over opgaver, der er færdige eller venter. Du kan selv definere dine status tekster blot ved at klikke på et af de farvede felter.
Deadlines og noter
Hvornår er der deadline? Her kan du skrive en dato ind, fx deadline eller startdato.
Skriv noter og gem dokumenter: Når du klikker på +’et i taleboblen, åbnes der et vindue. Her kan du både skrive noter og uploade dokumenter, fx tegninger, fotos eller kvitteringer.
Underopgaver
Hvis du placerer cursoren lidt til venstre for en “task”, dukker der en pil op.
Trykker du på den, åbner der sig en række underopgaver, så en “task” kan inddeles i flere steps.
Her har vi opdelt opgaven “nedtagning af køkken” i tre underopgaver.
Ved at trykke på “+ Add subitem” nederst kan du tilføje flere underopgaver.
Tilføj ny kolonne
Til højre for din sidste kolonne kan du tilføje ekstra kolonner ved at trykke på “+”.
Vær opmærksom på, at mange af valg mulighederne kun virker i den betalte udgave af programmet.
Skjul kolonner
Kør cursoren hen over navnet på en kolonne, så dukker der tre prikker op, du kan trykke på.
Her kan du i nogle tilfælde skjule en kolonne (“hide”) eller “collapse” en kolonne.
I gratisversionen kan det være praktisk, hvis indholdet i kolonnen ikke kan bruges, og kolonnen ikke kan slettes.
Overblik
Du kan i topmenuen vælge at se dit projekt på andre måder.
I gratis versionen kan du vælge “Kanban” og se det hele delt op efter statusfelterne.
I den betalte version kan du bl.a. vælge at se projektet i en kalender eller som et vandfaldsdiagram (Gantt).